Herramienta de análisis DAFO
Explicación:
Es un método o herramienta que nos permite evaluar un emprendimiento o empresa viendo los elementos a favor y los elementos en contra de manera interna y externas a la operación. Es un elemento fundamental para establecer la base de un buen plan de mercadotecnia estratégico. Este análisis recibe su nombre por un acróstico de las palabras Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Y metodológica-mente se refiere a que primero debemos tener conciencia de los elementos en contra para que mediante los elementos en favor darles una posible solución, también se le conoce como FODA o SWOT por sus siglas en inglés (strengts, weacknesess, opportunities and threats).Definiciones:
Se considera objetivo a lo que se espera alcanzar a largo plazo dentro de un emprendimiento o empresa.
Se considera meta a lo que se espera alcanzar a corto plazo o mediano plazo dentro de un emprendimiento o proyecto.
Recursos humanos:
- Gerente
- Analista
- Administrador
Recursos materiales:
- papelería
Recursos informáticos:
- análisis de barreras
- auditoria interna
- auditoría externa
Recursos financieros:
- sueldos
Elementos a considerar:
- aptitudes y limitantes de empleados
- relaciones industriales
- convenios y acuerdos
- suvenciones y ayudas a emprendimientos
Fases:
- recolección de análisis
- generación de auditoría interna
- generación de auditoría externa
- recomendaciones de mejoras de procesos de auditores
La auditoría, etimológicamente viene del verbo latino audire, que significa ‘oír’, que a su vez tiene su origen en los primeros auditores que ejercían su función juzgando la verdad
o falsedad de lo que les era sometido a su verificación, principalmente
mirando.
La auditoría interna:
Es un sistema de control e inspección que se da dentro de una empresa
de cualquier sector de actividad, con el fin de mejorar los procesos,
por ejemplo, o con el fin de comprobar que realmente actúa dentro de los
términos legales en materia contable, que ayuda a una empresa a cumplir sus objetivos, evaluando y
mejorando la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos y control. Y consiste en el
conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en una
organización concreta para proteger su activo, minimizar riesgos,
incrementar la eficacia de los procesos operativos del negocio.
Conforme una empresa aumenta en volumen, se pone de manifiesto la auditoría interna.
¿La razón? Cuanto más crece la empresa, más imposibilitada se ve la
dirección de controlar todos y cada uno de los procesos de los que se
vale la empresa. Así, a través de la auditoría interna, es más
sencillo por parte de dirección comprobar que efectivamente se están
llevando a término todas las funciones en cada uno de los departamentos,
analizándose de manera objetiva y tomando medidas cuando así sea
preciso.
¿Para qué sirve una auditoría interna en una organización?
La auditoría interna permite llevar a cabo un seguimiento actualizado de la gestión de un negocio en la lógica de procesos, así como un método de control de las gestiones financieras. Gracias a la realización de una auditoría interna, el porcentaje de probabilidad de que una organización incremente el logro de sus objetivos es muy elevado. Y, ¿por qué? Pues porque una auditoría interna sirve para detectar estafas, fraudes, cualquier desvío de dinero o bienes, entre otras cosas.
La auditoría interna será realizada por personas con conocimientos técnicos suficientes, tales como los auditores o una persona de la propia empresa con capacidad profesional suficiente para ello. Éstos deberán realizar su trabajo de manera imparcial, independiente y objetiva y manteniéndose siempre bajo el rigor profesional. Asimismo, la organización deberá facilitar al auditor toda la información y archivos necesarios para realizar una investigación lo más precisa posible, permitiendo así evaluar de manera fiel y veraz lo que realmente sucede en el ámbito contable y financiero de la empresa.
La auditoría interna permite llevar a cabo un seguimiento actualizado de la gestión de un negocio en la lógica de procesos, así como un método de control de las gestiones financieras. Gracias a la realización de una auditoría interna, el porcentaje de probabilidad de que una organización incremente el logro de sus objetivos es muy elevado. Y, ¿por qué? Pues porque una auditoría interna sirve para detectar estafas, fraudes, cualquier desvío de dinero o bienes, entre otras cosas.
La auditoría interna será realizada por personas con conocimientos técnicos suficientes, tales como los auditores o una persona de la propia empresa con capacidad profesional suficiente para ello. Éstos deberán realizar su trabajo de manera imparcial, independiente y objetiva y manteniéndose siempre bajo el rigor profesional. Asimismo, la organización deberá facilitar al auditor toda la información y archivos necesarios para realizar una investigación lo más precisa posible, permitiendo así evaluar de manera fiel y veraz lo que realmente sucede en el ámbito contable y financiero de la empresa.
Objetivos de la auditoría interna
Una auditoría interna se debe hacer en base a un plan previamente redactado y diseñado, en función de las políticas y procedimientos de la empresa en cuestión. Asimismo, la auditoría interna va encaminada hacia el cumplimiento de los siguientes puntos:
La auditoría interna:
Se hace necesaria conforme una empresa va creciendo. De lo contrario, la revisión y control por parte de dirección sería muy complicada y el análisis y estudio de la marcha de la empresa se haría, posiblemente, de manera poco objetiva y alejada de la realidad.Una auditoría interna se debe hacer en base a un plan previamente redactado y diseñado, en función de las políticas y procedimientos de la empresa en cuestión. Asimismo, la auditoría interna va encaminada hacia el cumplimiento de los siguientes puntos:
- En qué medida se cumplen los planes y procedimientos derivados de dirección.
- Revisión y evaluación de la aplicación de los controles operativos, contables y financieros.
- Realizar un control de inventarios para que todos los bienes que la empresa posee estén registrados, protegidos y sujetos a la normativa pertinente.
- Verificar y evaluar la información contable, que ésta sea veraz y responda a la realidad económica de la empresa.
- Realización de investigaciones especiales y extraordinarias que la dirección exija.
- Preparación de informes de auditoría sobre las irregularidades que se pueden encontrar a término de las investigaciones, determinando asimismo posibles recomendaciones para solventar aquéllas.
- Vigilancia del cumplimiento de las recomendaciones determinadas en informes y auditorías
La auditoría externa consiste en que una empresa ajena supervise los estados financieros
de la empresa cumplen las leyes o normas específicas. Los usuarios de la información financiera
de estas entidades son inversores, agencias gubernamentales y el público en general.
La forma de designación, las calificaciones y el formato de presentación de informes por parte
de la auditoría externa son definidos por la ley, y varían de acuerdo a la jurisdicción de los
diferentes países. Los auditores externos deben ser miembros de uno de los órganos profesionales
de contabilidad reconocidos del país y normalmente presentan sus informes a los accionistas de
una sociedad anónima.
Requisitos de la auditoría externa
Para las empresas públicas que cotizan en bolsas de valores las autoridades imponen estrictos
requisitos en la evaluación de los controles internos y la información financiera por parte de
los auditores externos.
Por tanto los auditores externos deben supervisar la
información financiera de la empresa y emitir un informe donde justifiquen si
esa información financiera es correcta o existen salvedades o diferencias entre
la información que suministra la empresa en sus estados financieros y la que
ellos creen que debería existir.
Diferencias de la auditoría externa frente a la auditoría interna
Los auditores internos que son miembros de una organización profesional están sujetos al mismo
código ético y de conducta aplicables a los auditores externos, sin embargo, difieren principalmente
en la relación con la entidad que auditan. Los auditores internos, aunque por lo general son
independientes, forman parte de la organización. Por lo general, los auditores internos son
empleados de la entidad, aunque en algunos casos, la función puede ser externalizada. La principal
responsabilidad del auditor interno es evaluar la estrategia de la entidad para la gestión de riesgos
y las prácticas de gestión (incluyendo IT) marcos de control y gobierno, siendo también responsables
de los procedimientos de control interno de una organización y la prevención del fraude.
Generalmente, es la acción de
verificar que un determinado hecho o circunstancia ocurra de acuerdo a
lo planeado, pero si se habla de la auditoría en una organización, se
refiere a las pruebas que se realizan a la información financiera,
operacional y/o administrativa con base en el cumplimiento de las
obligaciones jurídicas o fiscales,
así como de las políticas y lineamientos establecidos por la propia
entidad de acuerdo a la manera en que opera y se administra.
La finalidad de una auditoría es el certificar la confiabilidad
de los Estados Financieros para los usuarios, para lo que el auditor
tiene que diseñar y aplicar procedimientos que le ayuden a obtener la
información apropiada para después generar conclusiones razonables y
emitir una opinión independiente sobre la presentación de las cifras que
aparecen en dichos estados.
Antes
Revisión de auditoría interna
Finalidad y metas: determinar el
objetivo de la auditoria permite a los participantes un enfoque de que
es lo que se espera, en este punto también es bueno determinar los
tiempos de las revisiones, inicio y fin.
Personal requerido: determinar
quienes son los participantes óptimos por sus labores y niveles de toma
de decisiones dentro del proceso evaluado.
Materiales: Son los elementos a emplear como formularios, hojas, tests, etc. que serán empleados en la recuperación de esta información.
Recursos: Se refiere a elementos que serán necesarios dentro de la recopilación de esta terea y que pueden representar una inversión, sea monetario, humano, tiempo, etc.
Durante auditoría interna
- Analizar resultados: Se determinan adecuaciones y la continuación del proyecto ponderando los objetivos alcanzados hasta el momento y las observaciones de los participantes.
- Recabar observaciones de usuarios
- Generar observaciones tendientes a mejorar
Durante auditoría externa
- Relacionar al auditor con el personal requerido
- Recabar observaciones del auditor externo
Después
- Vigilar aplicación de cambios
- Medir mejoras propuestas
- Mantener aciertos y desechar fallos
Como: atraves de una metodología basada en (1) La identificación de los elementos internos y externos que afectan a nuestra empresa, (2) En la agrupación por pares de dichos elementos para establecer los planes de acción, para terminar (3) En el desarrollo de dichas estrategias y planes.
Paso 1: Objetivo
El objetivo principal de un análisis DAFO es identificar las lineas de acción y planes estratégicos que son necesarios para aclarar los objetivos de la empresa. Tanto el equipo de auditores como los participantes deben tener clara la razón por la cual se realizará este análisis.
Nota: Se recomienda realizar este análisis desde una posición realista. Destinar el tiempo suficiente para realizarlo a profundidad.
Si es posible, realizar el análisis en colaboración con otras personas de distintos perfiles. Priorizar los 4-8 elementos en cada categoría (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) que mas impacto pueden tener en la organización.
Paso 2: Amenazas
Son los riesgos que pueden desviarnos del resultado.
Son externos y no están bajo nuestro control.
Se deben definir las amenazas priorizando entre las más importantes
Externas, amenazas: Se definen como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de un emprendimiento o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos del mismo, o los recursos que se requieren para su implementación, o bien reducir su rentabilidad esperada.
Paso 3: Oportunidades
Son los factores positivos que se deben aprovechar
¿Tendencias a favor? ¿Algún evento próximo? ¿Cambio en el mercado?
Define los factores positivos que no puedes controlar
Externas, oportunidades: Se definen como toda fuerza del entorno que pueden ser aprovechada como nuevo nicho de mercado o sector con altos niveles de crecimiento que pueden afectar positivamente a los objetivos de la empresa.
Paso 4: Fortalezas
Son los factores positivos internos.
¿Qué me hace distinguir de los demás positivamente? Define tus
fortalezas. Lo que otros opinan de ti también servirá
Internas, fortalezas: También llamados puntos fuertes. Son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y consecuentemente ventajas competitivas que deben y pueden servir para explotar oportunidades.
Paso 5: Debilidades
Son los factores negativos internos.
¿Que aspectos negativos mejorar por ti mismo?
Internas, debilidades: También llamadas puntos débiles son aspectos que evitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la empresa, constituyen una amenaza para la organización y beben, por tanto, ser controladas y superadas. Es el concepto mas difícil de localizar puesto que al no ser algo que sea contemplado actualmente o definitivamente se desconoce no se toma en cuenta, para reducir esta apreciación errónea, una de las opciones que se tinen es contemplarlo como tendencias del mercado objetivo.
Para finalizar debemos tener en cuenta que se tiene que entregar este en forma de informe con al menos 3 columnas: DAFO con la inicial de debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades, DA, DO, FA y FO con las estrategias sugeridas por parte del consultor.
Paso 1: Objetivo
El objetivo principal de un análisis DAFO es identificar las lineas de acción y planes estratégicos que son necesarios para aclarar los objetivos de la empresa. Tanto el equipo de auditores como los participantes deben tener clara la razón por la cual se realizará este análisis.
Nota: Se recomienda realizar este análisis desde una posición realista. Destinar el tiempo suficiente para realizarlo a profundidad.
Si es posible, realizar el análisis en colaboración con otras personas de distintos perfiles. Priorizar los 4-8 elementos en cada categoría (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas) que mas impacto pueden tener en la organización.
Proceso de auditoria
Paso 2: Amenazas
Son los riesgos que pueden desviarnos del resultado.
Son externos y no están bajo nuestro control.
Se deben definir las amenazas priorizando entre las más importantes
Externas, amenazas: Se definen como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantación de un emprendimiento o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos del mismo, o los recursos que se requieren para su implementación, o bien reducir su rentabilidad esperada.
Paso 3: Oportunidades
Son los factores positivos que se deben aprovechar
¿Tendencias a favor? ¿Algún evento próximo? ¿Cambio en el mercado?
Define los factores positivos que no puedes controlar
Externas, oportunidades: Se definen como toda fuerza del entorno que pueden ser aprovechada como nuevo nicho de mercado o sector con altos niveles de crecimiento que pueden afectar positivamente a los objetivos de la empresa.
Paso 4: Fortalezas
Son los factores positivos internos.
¿Qué me hace distinguir de los demás positivamente? Define tus
fortalezas. Lo que otros opinan de ti también servirá
Internas, fortalezas: También llamados puntos fuertes. Son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y consecuentemente ventajas competitivas que deben y pueden servir para explotar oportunidades.
Paso 5: Debilidades
Son los factores negativos internos.
¿Que aspectos negativos mejorar por ti mismo?
Internas, debilidades: También llamadas puntos débiles son aspectos que evitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la empresa, constituyen una amenaza para la organización y beben, por tanto, ser controladas y superadas. Es el concepto mas difícil de localizar puesto que al no ser algo que sea contemplado actualmente o definitivamente se desconoce no se toma en cuenta, para reducir esta apreciación errónea, una de las opciones que se tinen es contemplarlo como tendencias del mercado objetivo.
Paso 6: Estrategias
Debilidades + Amenazas = Pares de riesgo o supervivencia
De supervivencia: ¿Cómo podemos mantenernos en pie aun con las amenazas vistas?
De supervivencia: ¿Cómo podemos mantenernos en pie aun con las amenazas vistas?
Debilidades + Oportunidades = Pares de adaptación
De adaptación: ¿Como aprovechar las oportunidades para corregir nuestras debilidades?
De adaptación: ¿Como aprovechar las oportunidades para corregir nuestras debilidades?
Fortalezas + Amenazas = Pares de reacción
De reacción: ¿Cómo usar nuestras fortalezas para mitigar las amenazas?
De reacción: ¿Cómo usar nuestras fortalezas para mitigar las amenazas?
Fortalezas + Oportunidades = Pares de éxito
De éxito: ¿como usar nuestras fortalezas para aprovechar nuestras oportunidades?
De éxito: ¿como usar nuestras fortalezas para aprovechar nuestras oportunidades?
Pares de riesgo, adaptación, reacción y éxito = Lineas de acción y estrategia
Para finalizar debemos tener en cuenta que se tiene que entregar este en forma de informe con al menos 3 columnas: DAFO con la inicial de debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades, DA, DO, FA y FO con las estrategias sugeridas por parte del consultor.
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