Inventarios útiles

Explicación
   Algunas veces nos topamos con la pregunta de ¿como medir correctamente la inversión de mi emprendimiento?, para resolver esta pregunta primero tenemos que analizar la naturaleza de los elementos contenidos en este inventario, es decir, la naturaleza, la procedencia, los acuerdos industriales, la caducidad, la duración, los métodos de almacenamiento  o transporte, la vigencia, Variedad y los Proveedores, etc.; Muchas veces este tipo de análisis se realiza desde un inicio o por la misma experiencia, pero también debemos hacernos este planteamiento cuando iniciamos en la administración de un negocio o cuando lo planeamos adquirir.

   Si hacemos este análisis podremos determinar que tanto nos cuesta -o al menos un aproximado- y las necesidades para cubrir de lo que existe en nuestro inventario o lo que se necesita para satisfacer la demanda de nuestro cliente objetivo, así como la necesidad de utilizar el método de primeras entradas, primeras salida PEPS o Última entrada, primera salida UEPS en determinados productos.

Definiciones
   Se considera inventario a las existencias materiales dentro de nuestra empresa y que son utilizadas para producir recursos, así que pueden ser herramientas, materia prima y producto terminado -en el caso de los empaques se consideran materia prima-.

   Se considera conteo normal a la primera vez que se cuenta físicamente la existencia de un producto.

   Se conoce como 2a y 3a vueltas de conteo a los eventos de conteos repetitivos a existencias ya contadas en el mismo evento.

   Se conoce como re conteo a una verificación del conteo de las piezas con discrepancias en los conteos anteriores.

Recursos humanos
   Administrador de almacenes
   CP. Bienes materiales
   Gerente de compras
   Gerente de ventas
   CP. Rotación de inventarios

Recursos materiales
   Fichas de existencias
   Kardex
   Rolodex
   Marcadores
   Plumas

Recursos informáticos
   Reporte de compras: Todo lo que se ha comprado y no se ha regresado al proveedor.

   Reporte de ventas: Todo lo que se ha vendido y no lo ha regresado el cliente.

   Reporte de extravios: Todo de lo que no se conoce su existencia.

Recursos financieros
   Sueldos

Elementos a considerar
   Proveedores
   Rotación
   Vida del bien
   Evaporación
   Desgaste

Fases
   - Arqueo de inventarios (existencias - siniestros + compras - ventas)
   - Conteo normal y 2a vuelta
   - Conteo normal de alto valor, 2a vuelta y 3a vuelta
   - Reconteo de discrepancias
   - Reporte de existencias nuevo
   - Reporte de pérdidas

Antes
   Reunir los reportes de existencias previo, el de adquisiciones (solo exitosas hasta la fecha), el de ventas (solo exitosas hasta la fecha) y el de siniestros.

   Preparar las fichas de conteos.

   Rolodex en el caso de que se utilice dentro del almacén.

Durante
   Realizar los conteos normales, 2a vuelta, 3a vuelta y re-conteos (solo en los casos donde hay diferencias).

   En el caso de que un producto exceda su vigencia (caducidad o duración) se colocarán por separado y serán agregados en el reporte de pérdidas.

Después
   Generar reporte de existencias.

   Generar reporte de pérdidas con razón probable.

Ejemplo
   Supongamos que estamos evaluando el inventario de una farmacia -no una empresa de distribución de medicamentos-, entonces tenemos que considerar la caducidad, el lote, la existencia, el costo y si requiere refrigeración.

   Esta información deberá estar en cada tarjeta de conteo, en los productos donde sean de cuidado especial y de un alto valor, se colocan a los trabajadores de mayor confianza, el costo de inventario será calculado por el promedio de costos de los eventos de compra multiplicado por las existencias, aunque el costo del inventario se calcula en cada entrada para que sea más acorde, es decir nvo costo= (costo de inventario + costo de adquisición) / existencias totales.

Herramienta recomendadas

   Google docs hoja de cálculo,
   Libre office calc

Evaluaciones

   ¿Que significa PEPS?

   ¿Que es un presupuesto?

   ¿Que es UEPS?

   ¿Para que son los reconteos?

   ¿Por que se hacen 3 conteos en las existencias de valor alto?

Ligas internas

   Inteligencia de negocio BI

   Ejemplo de inventario

Ligas externas

Recomendación
   También es buena práctica indicar las duraciones, los manejos -PEPS o UEPS- y en su caso las naturalezas de los elementos en las mismas fichas.

Conclusión
   Es un evento especial que es ejecutado por personal de confianza y de alta confianza en el caso de los productos que requieren verificación extra por valor, demanda, rotación y cuidado.

Infografia

Comercial

   Inicio, Landing page

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