Es la aplicación de los conocimientos del mismo
proceso de la
empresa en la definición de
procedimientos y la correcta
medición de estos. Así que se basa en sus
propias fuentes de
información que se van generando con el trabajo diario, informes de órganos
oficiales a los que se tiene acceso con la discreción necesaria para no hacer cuentas alegres y/o resultados de
análisis previos.
Para una correcta administración y desarrollo de este tipo de mediciones recomendamos el
diagrama de árbol, permitiéndonos ver las fuentes "
personas origen", la "
solución" propuesta, el efecto negativo "
E-" y que se pretende atacar, el o los efectos positivos "
E+", el posible efecto negativo si lo hay "
Pos" y la medición "
BI" de este aspecto para facilitar su observación.
KPI's o Indicador Principal: Es la expresión gráfica o textual de un elemento neurálgico para la correcta operación y/o medición del negocio.
Tablero de control: Es el conjunto de los indicadores principales
KPI's con los cuales se tiene a una simple vista del estado actual del negocio. Este depende en gran medida de la
misión para procurar estar en el
status quo de la operación,
visión para procurar tender en la dirección de crecimiento esperado y
valores del emprendimiento para ser congruente con los objetivos trazados, También se pueden manejar
Tableros particulares por área u operación, para vigilar sus funciones y correcta operación, a diferencia del
tablero de control, estos no muestran muchos
KPI's, pero si muestran indicadores de operación óptima que representa las mejores prácticas.
Minería de datos: Es el uso de la información para descubrir las razones de situaciones determinadas y por consiguiente dan razón a posibles decisiones tomadas o dejadas de lado, es una de las mejores prácticas que generan mas inteligencia del negocio en cuestión.
Reportes: es una característica principal de estas soluciones y es la generación de datos referentes a la operación misma del negocio. Utiliza listas, tablas y tablas pivote, En el caso de las redacciones en prosa no se incluyen por el hecho de que requieren mas tiempo para su correcto análisis.
En cuanto a la estructura de estos se recomienda 3 tipos y son
Listas que son elementos mostrados en manera secuencial y opcionalmente un valor referente a este concepto; o
Tablas que es de nuevo un listado de conceptos, pero presentando varios valores que pueden representar condiciones del mismo concepto o un reflejo periodo a periodo del mismo; o
Tablas pivote que siendo tablas dinámicas en su manejo y estructura intercalando alternativamente los encabezado de columna y los conceptos enumerados en la lista.
Indicativo
Muestra directamente el valor en
números claros y el concepto del cual
se trata, es muy útil para mostrar valores a personal que es nuevo en la
empresa o presenta problemas de visión, normalmente son la manera mas empleada en los reportes mismos o algún indicador que sea manejado y útil en diversos niveles de toma de decisiones, también dentro de los indicativos se incluyen
textos que determinan una persona o grupo, aun que es poco empleado este tipo, puede ser usado para mostrar resultados parciales de competencias para fomentar la participación. Particularmente lo he utilizado para premios en equipos de ventas o para mostrar cumpleaños actuales y próximos.
MTD o YTD
Indica un término medido en el tiempo desde el inicio de mes o año
-respectivamente- hasta la fecha actual, son muy útiles para facilitar las
comparaciones en términos de igualdad en parcialidades o en periodos de tiempo, también se pueden incluir mediciones similares en cuanto a una estacionalidad
ETD aun que esta medición es recomendable en cuestiones de modas o tendencias.
Últimos 30 días
Este tipo de mediciones se aplican sin importar que entren 1 o 2 fines de mes, permite evaluar meses calendario estandarizados hasta la fecha actual contando solo en los últimos 30 días, por lo mismo también es recomendable para mediciones mes a mes, dando una tendencia realista entre los primeros 30 días y los últimos 30 días de los últimos 60 días, en el caso de este blog y a la fecha actual (30-Jun-2019) tendríamos
612 ->
815 -> 843 -> 845 es decir
133.17% 103.44% 100.24% 112.28% de crecimiento de personas interesadas en los temas de este blog, por cuestiones de comercialización la meta mínima serían 1,000 páginas vistas en el periodo.
Indicativo porcentual
Muestra los valores comparados entre dos términos con una similitud, se
aconseja colocar los valores fuente de este cálculo como valor y base
de este. Es otra de las formas usadas para mostrar información en los reportes.
En el caso los colores van en una gama de alertas estandarizadas para indicar el estado de este (rojo-amarillo-verde)
Moda: Es un cálculo sobre los elementos presentes en una cierta muestra donde se muestra el valor que más se repite dentro de la muestra.
Máxima: Es un cálculo sobre los elementos presentes en una cierta muestra donde se muestra el valor mayor dentro de la muestra.
Mínima: Es un cálculo sobre los elementos presentes en una cierta muestra donde se muestra el valor menor dentro de la muestra.
Promedio: Es un cálculo sobre los elementos presentes en una cierta muestra donde se muestra el resultado de la suma de los valores entre el número de elementos.
Nota: Por la facilidad que presentan las hojas de cálculo para manejar estas cifras es que estas consideradas herramientas de inteligencia de negocios, siempre y cuando estén presentadas para este tipo de análisis.
Supuestos (What if): Son laboratorios de situaciones hipotéticas donde se preveé la posible reacción de un indicador dentro el negocio a partir del estado actual o situaciones. Entra en el terreno de la especulación puesto que se basa en presunciones y que el mismo mercado se siga comportando como hasta este momento, se recomienda no cambiar mas de tres indicadores actuales para mantener algun aspecto conforme a la realidad actual.
Gráficas estadísticas: Es la manera mas adecuada de presentar los datos cuantitativos durante un periodo de tiempo determinado, que con un análisis menor dan un idea de la situación.
Gráficas de barras o columnas: Nos permite mostrar en columnas (verticales) o barras (horizontales) elementos independientes al tiempo que les podemos comparar con otros elementos en un mismo periodo, o de un elemento en varios periodos. Se pueden incluir columnas múltiples para comparas mas elementos, tiempos traslapados en periodos similares (PE. para determinar la periodicidad anual, el comportamiento).
Gráficas de lineas o áreas: Nos permite mostrar diversos periodos de un mismo elemento o varios elementos por colores.
Nota: estas ambas gráficas se pueden apilar las intensidades para mostrar una complementación en caso de que así lo refleje el proceso mismo.
Promedio: Es una linea que muestra una sumatoria de los elementos entre la cantidad de los elementos incluidos, por ejemplo (8, 12, 14, 5 dan una sumatoria de 39 y son 4, así el promedio es de 9.75).
Tendencia: Es un vector que indica en que dirección se desplazan los elementos dentro de la muestra de números.
Moda: Es un indicativo del término mas empleado y repetido dentro de un rango de datos.
Gráficas XY y gota: Es la ubicación de elementos en coordenadas cuando no es representativo el valor o ademas se cambia el tamaño proporcional para indicar el valor de este. Es recomendable incluir el punto de origen para mantener una referencia a la proporción entre los elementos mostrados, que representan cada integrante del la gráfica en los ejes.
Gráficas de sectores o dona: Es la representación de elementos en un circulo o una dona que representan un 100%, mientras la intensidad es representada con la longitud en radianes dentro de esta figura.
Gráficas Mekko: Es similar al concepto de porcentajes proporcionales anterior, pero se utiliza un rectángulo para la representación del 100% de los elementos.
Graficas de semáforo: Es un indicador muy directo que nos dice si un elemento está bien o no, se puede agregar el valor que se está representando y también la base sobe la que se avalúa.
Es un indicador de estado comparando un concepto contra otro, en este
caso el empleado ya debe conocer el valor contra el que se compara (o
agregarlos como en el indicativo porcentual). Es posible reducir espacio colocando solo un foco del color correspondiente.
En el
caso los colores van en una gama de alertas estandarizadas para indicar
el estado de este, se recomienda utilizar una proporción pareto (rojo de
0% al 20% - amarillo de 20% al 80% - verde de 80% al 100%).
Gráficas de tacómetro: Es la representación proporcional de dos valores donde uno indica el valor real alcanzado y el otro la base sobre la que se compara, así que el 100% se encuentra entre más a la derecha se encuentre la aguja. Como opción se pueden incluir la leyenda, el valor o las escalas de los diferentes estadios.
Existen variaciones que identifican como debe ser analizado este indicador y los identificamos por los colores del fondo de este, así tenemos las RAV (Rojo Amarillo Verde) donde no es aceptable un valor bajo como en las ventas, AVR (Amarillo Verde Rojo) donde no es aceptable pasarse por mucho de lo establecido ni estar muy por debajo de este como en los presupuestos o VAR (Verde Amarillo Rojo) donde iniciamos como algo positivo y entre mayor sea el valor es peor como en el gasto.
Thermómetro y radio: Son la representación de un valor que lleva comparación sobre otro, El primero es recomendable cuando el 100% es el límite máximo, mientras el tipo radio sirve mas cuando el 100% solo es parte de un objetivo, pero no el límite superior, pueden ser verticales u horizontales solo por cuestiones de espacio o de estética y como opción pueden estar el valor actual y la base expresados ademas del título.
Radar: Es la representación grafica de un elemento en el tiempo o varios elementos en un mismo momento.
Presupuesto: Es un concepto donde presentamos tanto una meta como una espectatíva del negocio. Recordemos que si el presupuesto es fácilmente alcanzado o imposible habla mal del mismo por que no refleja la realidad dando una falsa seguridad o un desánimo por parte de los ejecutantes de este y que ven este número. Por el contrario, estar a menos del 10% o por encima del 10% de la meta -Principio de Pareto-, muestra un presupuesto realista y bien planteado.
Mixta: Es aquella gráfica estadística que usa dos métodos para representar dos valores similares y compararlos entre si, se recomienda este tipo de gráficas solo cuando existe un punto de comparación o es complementario el segundo valor del primero.
Por lógica los tipos de gráfica que se pueden incluir en estas son las de linea, área, columna, barra o xy.
Mapa: Es la representación de un concepto sobre una distribución geográfica es decir que podemos analizar su comportamiento físicamente.
De Balance: Es la representación gráfica de dos o mas elementos (siempre en pares) que son contrarios en función con respecto a la operación, pero complementarios dentro del proceso, P.E. Pedidos de los clientes Vs Entregas, Inversión Vs Recuperación, Facturas Vs Cobros, etc.
Mapa mental: Es la representación gráfica de los elementos componentes de un proceso para planear e incluir estos como parte de la medición.
Nota: Este elemento no forma parte de los gráficos estadísticos de la inteligencia de negocios, pero si es una excelente manera de representarles y controlarlos.
Flecha de tendencia: Es una representación del movimiento de los elementos en el tiempo, principalmente se utiliza para indicar el comportamiento de este elemento o una previsión a futuro. Para reforzar la flecha de tendencia también se utilizan los colores -que como ya vimos- de los semáforos para indicar si este comportamiento es benéfico para los objetivos.
Ejemplo;
Herramientas (gratuitas y/o comerciales);
Evaluación (Solo en el caso de cursos);
Conclusión: Como podemos apreciar la inteligencia de negocios o BI -por sus siglas en ingles-, nos permite estudiar un negocio mediante los datos generados por la misma operación de esta, medir los aspectos necesarios para ella y tomar una decisión oportuna y sustentada.
Consejos: Es siempre recomendable revisar el proyecto empresarial de la institución objetivo para definir los KPI's que serán mostrados en este tipo de tableros y limitar los elementos mostrados en un tablero de control por su importancia y lo que representan para alcanzar la visión que se espera.
Comercial
Big Data
Este concepto es empleado para definir las bases de datos de gran
tamaño en número de registros y estructuradas de manera adecuada para
analizarlas y obtener información útil, para ello podemos emplear hojas
de cálculo simples o hasta herramientas de inteligencia de negocios.
Es un método muy socorrido en la mercadotecnia para determinar las
tendencias y los gustos de las personas sobre las que se genera el
muestreo.
Objetivo:
Definir que es lo que se busca conseguir es una parte primordial del
proceso básico de todo proyecto de emprendimiento, definir esto para
lograr un correcto desempeño de la implementación y un límite adecuado.
En este caso haremos un análisis de big data para un negocio de
lavanderías con reemplazo de lavadoras en unidades habitacionales y
reparaciones de los mismo.
Fuentes: Determinar las fuentes de datos mas adecuadas que posiblemente pesenten la información buscada.
En este caso y para cumplir el objetivo del emprendimiento,
utilizaremos la información dentro de las bases de datos del INEGI
referentes a el ambiente comercial y si se encuentra solo del rubro de
lavanderias y servicios de reparación.
Existen fuentes de este tipo de información, pero no están
completamente libres puesto que representa una inversión en recursos para
conseguirla, pero si hay posibilidades de apropiarse de ella si la
empresa en cuestión la ofrece (normalmente en venta), por otro lado hay
fuentes de gobierno que buscan fomentar esta información y depende de
cada quién buscar lo que uno necesita así como organizarla.
Herramientas: Definir las herramientas a emplear determina las maneras correctas de alcanzar el objetivo.
En este caso y para cumplir con el objetivo emplearemos google docs - hojas de cálculo.
Personal: Determinar las personas o equipos de personas mas adecuados para esta labor es esencial para alcanzar los objetivos.
Reunir datos:
Juntar las posibles fuentes de información es un proceso en teoría
rápido si se tiene acceso a ellas, pero si es importante reunirlas para
tener una vista clara de lo que se espera conseguir.
Compilar:
Concentrar la información en un medio que se domine por el analista o
el equipo es importante puesto que esto hará mas rápido esta función
ademas de hacer mejor el trabajo, también es importante solo mostrar la
información relevante directa y relacionada con el objetivo para evitar
mezclas o confusiones.
Presentar:
Acomodar la información para que sea cumplido el objetivo y demostrar
la fuente de estas, es recomendable mostrar solo la información
relacionada con el emprendimiento para evitar una mala interpretación de
los datos.
Analizar:
El siguiente paso es revisar los resultados obtenidos de las diversas
fuentes para tener un esbozo de lo que se debe cubrir y lo que se tiene
que tener en cuenta por ser contrario.
Actuar: Tomar las decisiones pertinentes a partir de la información recopilada en el análisis es preciso ya sean a favor o en contra.
En el caso que se expone en el ejemplo solo se presenta la información
pública que tiene que ver con servicios de manera general, así que la
zona de ubicación los empleados, los proveedores y servicios
alternativos serían una parte recomendable de este, pero no se incluyen.
Google docs - hojas de cálculo
Evaluación (Solo en el caso
de cursos);
Hacer un aservo de instituciones que ofrecen estos datos en una muy
buena práctica para los analistas, emprendedores y consultores.
Este método de análisis se recomienda para un emprendimiento o
adecuación de un proceso ya instaurado, en este caso se intercalan
elementos propios de la empresa y externos que pueden influir.
Comercial
No olviden suscribirse y si tienen dudas pueden comentar
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Es un tablero similar al tablero de control que, con algunas modificaciones y con los datos con los que se cuentan actualmente para calcular un previsto, una provisión o un presupuesto, genera números sobre la misma operación histórica, son tableros muy útiles para prever y evaluar las posibles consecuencias de un emprendimiento si se toman o no algunas medidas que modifican la operación de algún producto o servicio administrativa u operacionalmente.
