Hojas de cálculo: menú de datos

Hojas de cálculo: menú de datos

Explicación

   Dentro de las opciones principales en un análisis sobre hojas de cálculo o sobre bigdata es lo que podemos encontrar en el menú datos, por que nos permite dividir y administrar la información de manera mas adecuada y natural para muchos de nosotros.

Conceptos previos

   Se considera objetivo a lo que se espera conseguir a largo plazo, es decir esta mas alineado a la visión del emprendimiento.

   Se considera meta a lo que se espera conseguir a corto o mediano plazo en un emprendimiento o proyecto.
   Se considera hoja de cálculo a una secuencia de información ordenada en columnas y filas.
   Se considera columna a toda la sección vertical de una hoja de cálculo, generalmente se identifican mediante letras.
   Se considera fila a toda la sección horizontal de una hoja de cálculo, generalmente se identifican mediante números.
   Se considera celda a la intersección de una columna y una fila, es decir la mezcla de letras y números, a esto le conoceremos como dirección.

Recursos humanos

• Administrador
• Gerente
• Analista

Recursos financieros

• Nada en particular

Recursos informáticos

• Información previa a analizar
• Hoja de cálculo 

Recursos materiales 

• Computadora

Recursos naturales 

• Nada en particular

Antes

   Lo primero que debemos contemplar es lo que esperamos encontrar, no siempre es una respuesta específica, pero si una noción de que encontraremos algo que nos oriente en su detección, si no contamos con esta información bien podría sufrir muchos cambios en el proceso, para controlar esto, lo mejor es llevar un control de versiones con al menos 2 niveles, el mayor sería el paradigma y el siguiente nivel sería el proceso en si.

Durante

   Una vez que tenemos la información a analizar, ordenada y acomodada de manera adecuada continuamos con su análisis principal, para ello repasaremos cada una de las opciones.

   Ordenar A-Z: Permite ordenar de manera ascendente una columna o toda un área, si ya estamos trabajando estas, manteniendo cada uno de los elementos con su correspondencia a la columna ordenada.

   Ordenar Z-A: Permite ordenar de manera descendente una columna o toda un área, si ya estamos trabajando estas, manteniendo cada uno de sus elementos con su correspondencia a la columna ordenada.

   Ordenar intervalo: Muy similar a la primera opción, pero con la salvedad que requiere que se seleccione primero una columna o un área, en caso de que ya este trabajando con área de datos, esta opción no ordenará cada linea con su correspondencia.

   Filtro / Desactivar filtro: Permite iniciar el trabajo sobre solo un área de información que este bajo una linea de encabezados en cada una de sus columnas y a su vez este estén de manera contigua.

   Vistas de filtro: Nos permite administrar diversas reglas de filtros de información almacenadas previamente.

   Control de filtros: Nos permite incluir nuevas reglas de filtros de información en la lista anterior.

   Validación de datos: Nos permite hacer notorias las diferencias dentro de las especificaciones de una celda en particular.

   Tabla dinámica: Es una herramienta mediante la cual podemos ver de manera dinámica la información contenida en la hoja de cálculo, cambiando la ordenación, la secuencia o incluso formulas.

   Ordenar aleatoriaménte el intervalo: Es una herramienta que coloca los valores de manera al azar dentro de un área previamente seleccionada,

   Intervalos con nombre: Permite administrar áreas específicas con características propias de esa área.

   Hoja e intervalos protegidos: Permite administrar áreas protegidas contra escritura y modificaciones de la información contenida en ellas.

   Dividir texto en columnas: Es una herramienta que permite dividir la información contenida en una columna mediante longitudes o caracteres específicos.

   Quitar duplicados: Permite analizar la información contenida en una columna extrayendo solo una vez cada una de las apariciones de los valores contenidos en ella.

   Recortar espacios en blanco: Permite separar con solo un espacio consecutivo cada una de las palabras dentro de una celda.

   Agrupar: Permite unir en una misma celda la información contenida en varias.

   Desagrupar: Permite realizar la operación inversa al la opción anterior, es decir, dividir en varias celdas la información contenida en solo una celda.

Después

   Revisar análisis anteriores

Evaluación 

¿Que es hoja de cálculo?
¿Para que nos sirve ubicar el identificador de registro?

Herramienta recomendada 

• Google docs: hojas de cálculo

Ejemplo

• Archivo de ejemplo

Ligas internas

• Hojas de cálculo
• Hojas de cálculo: gráficos estadísticos
• Big Data

Ligas externas

Conclusión

Recomendaciones

   Recordemos que primero y mas recomendable es usar un valor único a lo largo de toda la información reunida, este bien podría ser el identificador de registros de una base de datos o en su defecto lo mas recomendado es hacer una columna de número secuencial para ordenar la base de información por ella.

Infografia

Comercial

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Inventarios útiles

Explicación
   Algunas veces nos topamos con la pregunta de ¿como medir correctamente la inversión de mi emprendimiento?, para resolver esta pregunta primero tenemos que analizar la naturaleza de los elementos contenidos en este inventario, es decir, la naturaleza, la procedencia, los acuerdos industriales, la caducidad, la duración, los métodos de almacenamiento  o transporte, la vigencia, Variedad y los Proveedores, etc.; Muchas veces este tipo de análisis se realiza desde un inicio o por la misma experiencia, pero también debemos hacernos este planteamiento cuando iniciamos en la administración de un negocio o cuando lo planeamos adquirir.

   Si hacemos este análisis podremos determinar que tanto nos cuesta -o al menos un aproximado- y las necesidades para cubrir de lo que existe en nuestro inventario o lo que se necesita para satisfacer la demanda de nuestro cliente objetivo, así como la necesidad de utilizar el método de primeras entradas, primeras salida PEPS o Última entrada, primera salida UEPS en determinados productos.

Definiciones
   Se considera inventario a las existencias materiales dentro de nuestra empresa y que son utilizadas para producir recursos, así que pueden ser herramientas, materia prima y producto terminado -en el caso de los empaques se consideran materia prima-.

   Se considera conteo normal a la primera vez que se cuenta físicamente la existencia de un producto.

   Se conoce como 2a y 3a vueltas de conteo a los eventos de conteos repetitivos a existencias ya contadas en el mismo evento.

   Se conoce como re conteo a una verificación del conteo de las piezas con discrepancias en los conteos anteriores.

Recursos humanos
   Administrador de almacenes
   CP. Bienes materiales
   Gerente de compras
   Gerente de ventas
   CP. Rotación de inventarios

Recursos materiales
   Fichas de existencias
   Kardex
   Rolodex
   Marcadores
   Plumas

Recursos informáticos
   Reporte de compras: Todo lo que se ha comprado y no se ha regresado al proveedor.

   Reporte de ventas: Todo lo que se ha vendido y no lo ha regresado el cliente.

   Reporte de extravios: Todo de lo que no se conoce su existencia.

Recursos financieros
   Sueldos

Elementos a considerar
   Proveedores
   Rotación
   Vida del bien
   Evaporación
   Desgaste

Fases
   - Arqueo de inventarios (existencias - siniestros + compras - ventas)
   - Conteo normal y 2a vuelta
   - Conteo normal de alto valor, 2a vuelta y 3a vuelta
   - Reconteo de discrepancias
   - Reporte de existencias nuevo
   - Reporte de pérdidas

Antes
   Reunir los reportes de existencias previo, el de adquisiciones (solo exitosas hasta la fecha), el de ventas (solo exitosas hasta la fecha) y el de siniestros.

   Preparar las fichas de conteos.

   Rolodex en el caso de que se utilice dentro del almacén.

Durante
   Realizar los conteos normales, 2a vuelta, 3a vuelta y re-conteos (solo en los casos donde hay diferencias).

   En el caso de que un producto exceda su vigencia (caducidad o duración) se colocarán por separado y serán agregados en el reporte de pérdidas.

Después
   Generar reporte de existencias.

   Generar reporte de pérdidas con razón probable.

Ejemplo
   Supongamos que estamos evaluando el inventario de una farmacia -no una empresa de distribución de medicamentos-, entonces tenemos que considerar la caducidad, el lote, la existencia, el costo y si requiere refrigeración.

   Esta información deberá estar en cada tarjeta de conteo, en los productos donde sean de cuidado especial y de un alto valor, se colocan a los trabajadores de mayor confianza, el costo de inventario será calculado por el promedio de costos de los eventos de compra multiplicado por las existencias, aunque el costo del inventario se calcula en cada entrada para que sea más acorde, es decir nvo costo= (costo de inventario + costo de adquisición) / existencias totales.

Herramienta recomendadas

   Google docs hoja de cálculo,
   Libre office calc

Evaluaciones

   ¿Que significa PEPS?

   ¿Que es un presupuesto?

   ¿Que es UEPS?

   ¿Para que son los reconteos?

   ¿Por que se hacen 3 conteos en las existencias de valor alto?

Ligas internas

   Inteligencia de negocio BI

   Ejemplo de inventario

Ligas externas

Recomendación
   También es buena práctica indicar las duraciones, los manejos -PEPS o UEPS- y en su caso las naturalezas de los elementos en las mismas fichas.

Conclusión
   Es un evento especial que es ejecutado por personal de confianza y de alta confianza en el caso de los productos que requieren verificación extra por valor, demanda, rotación y cuidado.

Infografia

Comercial

   Inicio, Landing page

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